タスク管理が崩壊している経営者へ。外注で整える仕組みづくり

はじめに：タスクが崩壊する瞬間、誰にでもあります

「やることが多すぎて、何から手をつけていいか分からない」
「タスク管理ツールを入れたけど、結局見なくなった」

──そんな状態に心当たりがある方へ。

本記事では、タスクが回らなくなる原因と、外注によって“整える仕組み”をどう作るかについてご紹介します。

メモ、Slack、メール、口頭指示──すべてがタスクになり得る環境の中では、情報が分散してしまいがちです。

見える化されていないと、「今やるべきこと」が選べず、すべてが緊急に感じてしまいます。
なにかの作業の対応中に、Slackで通知がくる、ついつい今度はそっちの対応をしてしまって、もともとの作業が完了していなかった・・・こういった現象も優先順位の可視化ができていないことが原因でおこります。

頼む時間がもったいない、任せるのが不安──その積み重ねが、タスク地獄を招きます。

SlackのメンションやDM、自分宛に来ているけど対応しきれていないチャット。

Slackならフィルター機能を活用して“自分メンションかつ未対応”のメッセージのみを秘書に拾ってもらい、1日1回、スレッドURL付きでリマインドしてもらうだけでも抜け漏れが激減します。

優秀な秘書の場合、「●●さんからのチャット、こんな感じでお返事しておきましょうか」と提案ベースで返答文を組んでくれることもあります。

さらに、定例MTGで口頭で伝えたニュアンスを汲み取り、相手に合わせたトーンでチャット対応してくれる──そんな「コミュニケーション力の高い秘書」は、まさに右腕的存在です。

全ての会議に同席するのが難しいときは、議事録AI（例：Notta、Rimo Voiceなど）を活用し、秘書に閲覧権限を渡すことで、カレンダーから会議を確認し、議事録経由でタスクを拾ってもらう運用も可能です。

「すべて見なくていい・でも漏れなく拾ってもらえる」設計が、経営者の脳を空けてくれます。

「やらなければ」ではなく「やらなくてもいいかも」と考えてみる視点が大切です。

完璧な成果物よりも、「抜け漏れなく進んでいる安心感」がタスク外注の価値です。

外注先と一緒に運用ルールやツール設計をすることで、継続的にラクになります。

タスク管理に悩むというのは、忙しいからではなく、“整っていない”からかもしれません。

外注は「手放す」ためではなく、「整える」ための選択肢。

誰かと一緒に、仕組みごと整えていくことで、経営者の“思考”と“意思決定”が戻ってきます。

Press-tigeでは、タスクの見える化、進行サポート、Slack整理、議事録活用までを含めたオンライン秘書サービスを提供しています。