秘書からの連絡が長い・・それ、あるあるです
オンライン秘書からの業務連絡や報告・相談の文章が、 「長い」「結局なにを伝えたいのかわからない」と感じたことはありませんか？
秘書が“話しすぎてしまう”のは、 真面目に考えている証拠でもあり、状況を伝えようとする気持ちからでもあります。
ただ、忙しい中で長文の連絡がくる、そして一瞬で要件がわからないと、返答を後回しにしてしまう方も多いと思います。
いわゆる「コミュニケーションにコストがかかる」という状況です。
テンプレートを作った型化
オンライン秘書を目指すタイプの方は、人の役に立ちたい、影から支えたいというホスピタリティのある人が多いです。一方で、結論からズバっと話すという話し方には慣れていないことが往々にしてあります。
結果、結論にいくつくまでのあれやこれやを、長々と説明してしまい要領を得ない連絡をしてしまうということも・・・
- 要点が埋もれる
- 結論にたどり着かない
- 「つまり何？」
こういった業務上の支障を防ぐための解決策が、「テンプレート（型）」の導入です。
テンプレートを使うと、
- 結論から書きやすくなる（テンプレなので結論ファーストでも冷たくならない→秘書さんも安心）
- 自然と要点が整理されていく
- 前後の「お疲れ様です」「お忙しい中恐れ入ります。先方がお急ぎなので云々カンヌン・・」の体裁部分を丸ごとカットできるので時短
という構造になり、結果的に結論ファースト・簡潔・伝わりやすい報連相が実現します。
テンプレートの実例｜報告・相談・質問を明確にする
やりとりをスムーズにするためには、最初に「これは報告です／相談です／質問です」といった連絡の種類を明記するだけでも、お互いの負担が大きく減ります。
例えば「質問」の場合は、以下のようなテンプレートが効果的です：
- 質問内容：何を知りたいのか？
- 質問の背景／理由：なぜその質問をしているのか？
- どこまで調べたか？：自分がすでに確認したことは？
- いつまでに答えが欲しいか？：緊急性や期日があるか？
このように「答えるために必要な情報」を先に渡すことで、判断スピードと精度が大きく変わります。
※Slackの有料プラン（特にBusiness+以上）では、「ワークフロービルダー」という機能で“チャットテンプレート”が作れます。
▼Slackでのテンプレート外観
▼テンプレート記入例
“伝え方の仕組み”でチームが整う
テンプレートの導入は、「言い方の矯正」のようにも一見みえますが、私は、むしろ“伝え方の不安をなくすための設計”だと考えています。
- 伝える側（秘書・スタッフ）も安心して書ける
- 受け取る側（経営者・管理職）も判断が早くなる
結果として、やりとりの粒度が整い、チーム全体の動きがスムーズになるのです。
▶︎ 無料相談を申し込む
コメント